Datenschutz & Nutzungsbedingungen

(A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage des ICS RM

Der International Career Service Rhein-Main (im Folgenden: ICS RM) ist ein Verbundprojekt folgender Hochschulen: Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain sowie Technische Universität Darmstadt. Das Projekt wird vorläufig aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und vom Land Hessen gefördert und hat eine aktuelle Laufzeit bis zum 30.06.2028.

Der ICS RM unterstützt Studierende mit Zuwanderungsgeschichte[1] aller beteiligten Hochschulen und Klient:innen weiterer Kooperationspartner bei der Berufsorientierung und dem Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt bzw. dem Weg in die Selbstständigkeit. Hierzu wird jedes Semester eine Vielzahl von extracurricularen Veranstaltungen angeboten, für die sich Studierende sowie Alumni bis zu einem Jahr nach Studienabschluss freiwillig anmelden können. Gemäß den Förderbedingungen ist der ICS RM verpflichtet sicherzustellen, dass mindestens 50% der Teilnehmenden „aus den Zielgruppen mit ausländischem Hintergrund der projekttragenden hessischen Hochschulen kommen.“ Um dies nachweisen zu können, erhebt der ICS RM Daten zu Staatsangehörigkeit, Geburtsland und Zuwanderungsgeschichte. Im Rahmen der Förderung sind die beteiligten Hochschulen verpflichtet, regelmäßig Sachberichte vorzulegen, welche den Mittelgebern statistische Auswertungen zu den Teilnehmenden der Angebote liefern.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: §§ 3 HDSIG, 3 HessHG

Um diese Aufgaben wahrzunehmen, betreibt die Goethe-Universität Frankfurt im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen die Webseite www.ics-rm.de, auf der alle Angebote und Services des Verbunds kommuniziert werden. Hierauf befinden sich für die breite Öffentlichkeit frei zugängliche Informationen.

Zudem betreibt die Technische Universität Darmstadt im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen das gemeinsame Veranstaltungs- und Anmeldeportal (im Folgenden: VA-Portal), über das sich Studierende und Alumni der beteiligten Hochschulen für Veranstaltungen sowie weitere Angebote (z.B. Mentoring) anmelden können. Da alle Veranstaltungen eine Teilnehmerbegrenzung haben und die Teilnehmenden entsprechende Zugangsdaten erhalten, ist eine Anmeldung zwingend erforderlich. Zudem müssen wie oben dargelegt Statistiken über die angemeldeten Personen und Teilnehmenden den Mittelgebern vorgelegt werden.

Die Goethe-Universität Frankfurt koordiniert im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen sowie  ausgewählter Kooperationspartner das Terminanmeldesystem des ICS RM für Beratungsangebote, über das sich Studierende und Alumni der beteiligten Hochschulen für individuelle Beratungsangebote anmelden können. Da diese Beratungsangebote zeitlich begrenzt und die Kapazitäten beschränkt sind, ist eine vorherige Anmeldung zwingend erforderlich. Zudem müssen statistische Auswertungen über die angemeldeten Personen und Teilnehmenden den Mittelgebern vorgelegt werden.

[1] Als Personen mit Zuwanderungsgeschichte werden Studierende verstanden, die im Ausland geboren und nach Deutschland zugewandert sind und/oder Studierende, von denen mindestens ein Elternteil im Ausland geboren und nach Deutschland zugewandert ist.

(C) Datenschutzerklärung für das Veranstaltungs- und Anmeldeportal (VA-Portal) und das Terminanmeldesystem des ICS RM

(1) Nutzer*innen

Die Registrierung im ICS RM Veranstaltungs- und Anmeldeportal (im Folgenden: VA-Portal) sowie im Terminanmeldesystem ist vorwiegend für Mitglieder der beteiligten Hochschulen (Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain, Technische Universität Darmstadt) sowie der assoziierten Partner (derzeit Johannes Gutenberg-Universität Mainz und Walter-Kolb-Stiftung) oder Personen mit einem nachweisbaren Bezug zu den genannten Hochschulen vorgesehen. Es können sich aber auch externe Personen ohne Hochschulbezug registrieren. Für die jeweiligen Angebote werden individuelle Nutzergruppen festgelegt.

Im Folgenden sind mit dem Begriff „Nutzer*innen“ alle Personen gemeint, die sich im ICS RM VA-Portal oder  im Terminanmeldesystem registriert haben.

Bei Registrierung im VA-Portal oder Anmeldung im Terminanmeldesystem erfolgt die Einwilligung in die Datenschutzerklärung und damit die Zustimmung, dass personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen (vgl. Ziffer 2). Im VA-Portal wird mit der Registrierung ein Nutzerprofil erstellt, in dem sämtliche personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Nutzer*innen können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (vgl. Ziffer 10). Dies hat im VA-Portal eine Löschung des Nutzerprofils zur Folge, wodurch eine zukünftige Teilnahme an den ICS RM Angeboten nicht mehr möglich ist. Im Terminanmeldesystem stornieren Sie mit einem Widerruf alle für Sie reservierten Termine.

(2) Personenbezogene Daten

(2.1) Pflichtangaben zu Ihrer Person

Für die Verifizierung der Zugehörigkeit zu einer der am ICS RM beteiligten Hochschulen oder anerkannten Kooperationspartnern sowie zur Erfüllung der Nachweispflichten gemäß Förderbedingungen werden so wenig personenbezogene Pflichtangaben wie nötig erhoben und verarbeitet. Bei der Registrierung werden folgende Daten über eine gesicherte Verbindung verpflichtend abgefragt:

• Anrede / Geschlecht
• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Geburtsland
• Zuwanderungsgeschichte
• E-Mail-Adresse
• Angaben zum Studium (Hochschule, Fachbereich, Studiengang, angestrebter Abschluss, Fachsemester)

Im VA-Portal sind diese Daten sind ausschließlich sichtbar für Administrator*innen des ICS RM, d.h. für Projektmitarbeitende aus den beteiligten Hochschulen. Im Folgenden werden diese Mitarbeitenden als „die Netzwerk-Administration“ zusammengefasst. Ferner können im Zuge der Software-Wartung und des Supports Daten auch von der Software-Anbieterin Adornis Ventures GmbH und der Terminland GmbH (vgl. Ziffer 3) eingesehen werden.

Im Terminanmeldesystem werden Ihre Daten an die jeweils beratende Person übermittelt (aktuell Projektmitarbeitende aus den beteiligten Hochschulen und Agenturen für Arbeit).

(2.2) Optionale Angaben zu Ihrer Person  

In ihrem persönlichen Nutzerprofil im VA-Portal können Nutzer*innen im VA-Portal neben den Pflichtangaben freiwillige Angaben, ergänzen, so z. B. eine Telefon- oder Matrikelnummer. Sie können veraltete oder fehlerhafte Angaben jederzeit eigenständig berichtigen.

(2.3) Zusätzliche Pflichtangaben für die Anmeldung zu Angeboten 

Bei der verbindlichen Anmeldung für ein Angebot des ICS RM müssen ggfs. zusätzliche Pflichtangaben gemacht werden. Je nach Art des Angebots können diese Felder variieren, z. B. Upload eines Dokuments (u. a. den Lebenslauf für CV­-Checks).

(2.4) Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der aktiven Teilnahme an den Angeboten bzw. bis zur ausdrücklichen Anforderung einer Löschung durch die betroffene Person gespeichert (vgl. Ziffer 10). Personenbezogene Daten, die gemäß Projekt-Förderbedingungen an die Geldgeber berichtet werden müssen, müssen nach Vorlage des Verwendungsnachweises für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

(3) Art, Zweck und Ort der Verarbeitung von Nutzer*innendaten

Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen werden vom ICS RM erhoben, im webbasierten VA-Portal und Terminanmeldesystem gespeichert und im Weiteren verarbeitet und genutzt.

Das VA-Portal wird auf Servern der Technischen Universität Darmstadt gehostet und auf der Webseite des ICS RM eingebunden. Es wird als Saas (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH zur Verfügung gestellt und technisch betreut. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Adornis Ventures GmbH hat ihren Sitz Am Sand 14, 61184 Karben, Deutschland. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Technischen Universität Darmstadt, 64289 Darmstadt, Deutschland.

Das Terminanmeldesystem wird von der Terminland GmbH gehostet und auf der Webseite des ICS RM eingebunden. Es wird als Saas (Software as a Service) von der Terminland GmbH zur Verfügung gestellt und technisch betreut. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Terminland GmbH hat ihren Sitz am Kreuzberger Ring 44a in 65205 Wiesbaden, Deutschland. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Terminland GmbH.

Die Behandlung sämtlicher personenbezogener Daten unterliegt den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem TMG (Telemediengesetz) und dem HDSIG (Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz).

(4) Keine Weitergabe von Daten der Nutzer*innen an unbefugte Dritte

Im Rahmen der Terminvergabe, Veranstaltungsplanung, -organisation, -evaluation und -weiterentwicklung erfolgt eine Übermittlung der Daten innerhalb der beteiligten Hochschulen. Zudem erhalten die externen Beratenden und Referent*innen von ICS RM Veranstaltungen Teilnehmerlisten mit relevanten Daten für die Vorbereitung von Veranstaltungen und für die Kontrolle der Anwesenheit. Anonymisierte Statistiken zu den ICS RM Angeboten werden gemäß den Förderbedingungen regelmäßig an die Geldgeber gesendet. Diese Statistiken lassen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu.

Darüber hinaus gibt der ICS RM Daten der Nutzer*innen nicht an Dritte weiter.

Eine Ausnahme bilden nur solche Fälle, in denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht, z.B. gemäß § 14 (2) TMG (Telemediengesetz) bei Anfragen von Strafverfolgungsbehörden und sonstigen staatlichen Einrichtungen, die mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sind.

(5) Datenübermittlung ins Ausland

Alle Nutzer*innen können auch aus dem Ausland auf das webbasierte VA-Portal und Terminanmeldesystem zugreifen.

(6) Protokollierung von Nutzeraktivitäten

Über das VA-Portal sowie im Terminanmeldesystem wird aus verwaltungstechnischen und datenschutzrechtlichen Gründen systemseitig automatisch erfasst und dauerhaft gespeichert, welche/r Nutzer*in wann welche Aktivitäten durchgeführt hat. Dabei handelt es sich um

• Profil-Updates im VA-Portal durch Nutzer*innen oder die Administration
  (z.B. Adress-Aktualisierungen oder Passwortabfragen)
• Einwilligungsmanagement
  (Bestätigung von Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen, Einwilligung über den Erhalt von Informationen und Einladungen)

Diese Daten dienen außerdem der statistischen Auswertung zu Evaluierungszwecken hinsichtlich der Nutzung. Die Daten für statistische Auswertung sind abstrahiert. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht möglich.

Aus technischen Gründen werden folgende Daten erfasst und 14 Tage vorgehalten, bevor sie dann automatisch gelöscht werden:

• Server-Logs
• Logins (Anmeldungen im VA-Portal)

(7) Empfang von Informationen und Einladungen

Alle Nutzer*innen des VA-Portals sowie des Terminanmeldesystems erhalten administrative Informationen (z.B. Erinnerungen und Zugangsdaten für Veranstaltungen) in Form automatisierter E-Mails. Zudem können Nutzer*innen des VA-Portals dem Erhalt weiterer Informationen (z.B. neue Angebote oder Alternativen zu ausgebuchten Angeboten) über verschiedene Kanäle (z.B. WhatsApp) zustimmen. Nutzer*innen des VA-Portals können zudem Informationen individuell abonnieren und auch eigenständig wieder abbestellen.

(8) Cookie-Hinweise

Bei Anmeldung im VA-Portal wird ein systemrelevanter Cookie gesetzt, der keine Daten nach außen weitergibt, aber für die Funktionalität des VA-Portals erforderlich ist. Der Status der Anmeldung wird durch den systemrelevanten Cookie verwaltet und dient zur Identifizierung der Nutzerprofile.

(9) SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

(10) Löschen des Nutzerprofils im VA-Portal

Nutzer*innen können ihr Profil im VA-Portal jederzeit über die Netzwerk-Administration löschen lassen. Nutzer*innen können ab diesem Zeitpunkt keine Veranstaltungen, Services und Newsletter mehr buchen oder stornieren.

Wenn keinerlei Kontakt zum ICS RM und/oder eine Löschung aller personenbezogenen Daten gewünscht wird, muss dies schriftlich mitgeteilt werden

• per E-Mail an info@ics-rm.de oder
• per Post (Kontakt).

Die Löschung eines Nutzerkontos ist vollständig und unwiderruflich. Es besteht dann keine Möglichkeit, die Löschung der Daten für die Nutzer*innen oder deren Erben nachzuweisen.

Informationen zu in der Vergangenheit besuchten Angeboten werden gemäß der Projekt-Förderbedingungen nach Vorlage des Verwendungsnachweises für mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Die Daten werden nach der Profillöschung außerhalb des VA-Portals gespeichert.

Es kann aufgrund der im Zwischenspeicher (Cache) vorgehaltenen Daten vorkommen, dass die Nutzerdaten nach Löschung des Nutzerprofils noch kurzzeitig verfügbar sind. Die TU Darmstadt behält sich vor, im Bedarfsfall (z. B. zur Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen bei einem Verstoß) die Daten vorerst weiter zu speichern.

Die Profile von Nutzer*innen, die aufgrund fehlender oder falscher Informationen nicht mehr von der Netzwerk-Administration kontaktiert werden können, werden nach einem vergeblichen Kontaktversuch gelöscht.

(D) Nutzungsbedingungen VA-Portal

(1) Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des webbasierten Veranstaltungs- und Anmeldeportals (https://www.icsrm.hrz.tu-darmstadt.de eingebettet auf https://ics-rm.de) und aller zugehörigen Unterseiten (im Folgenden kurz „VA-Portal“) des International Career Service Rhein-Main (ICS RM).

Zweck des ICS RM VA-Portals ist, Studierenden und Alumni der am ICS RM beteiligten Hochschulen die Anmeldung zu Veranstaltungen und weiteren Services des ICS RM zu ermöglichen, vgl. (A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage.

(2) Betreiberin

Betreiberin des VA-Portals ist die TU Darmstadt (nachfolgend „Betreiberin TUDa“). Die Betreiberin TUDa trägt, sofern es diese Nutzungsbedingungen nicht anders bestimmen, die Verantwortung für die Inhalte des Portals. Die Betreiberin können Personen aus den beteiligten Hochschulen (Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain sowie Technische Universität Darmstadt) bestimmen, die sie in ihren Tätigkeiten als Erfüllungsgehilf*innen unterstützen.

Für die Umsetzung nutzt der ICS RM eine Veranstaltungsmanagement-Software-Lösung. Das webbasierte Portal wird als SaaS (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH  zur Verfügung gestellt und administrativ betreut, vgl.  (C) Datenschutzerklärung für das Veranstaltungs- und Anmeldeportal (VA-Portal) und das Terminanmeldesystem des ICS RM.

(3) Nutzer*innen

Als Nutzer*in gilt jede Person, die sich im Rahmen der technischen Möglichkeiten der Internetseite einen Benutzerzugang (Nutzerprofil) auf dem VA-Portal einrichtet.

Die Nutzung des VA-Portals ist vorwiegend für Mitglieder oder Personen mit einem nachweisbaren Bezug zu den beteiligten Hochschulen (siehe oben) vorgesehen. Hierbei handelt es sich um aktuelle sowie ehemalige Studierende (bis zu einem Jahr nach Studienabschluss), Promovierende, Gaststudierende, Beschäftigte der Hochschulen sowie Klient*innen weiterer Kooperationspartner. Zudem können sich externe Personen ohne Hochschulbezug registrieren, welche allerdings nur nachrangig zu den Angeboten zugelassen werden.

Die Netzwerk-Administration behält sich vor, im Zuge von Registrierungen Identitätsprüfungen vorzunehmen. Aktuelle Studierende müssen sich zur Bestätigung der Identität über eine Shibboleth-Schnittstelle bei Anmeldung zum VA-Portal mit ihrem Studierenden-Account registrieren. Die Betreiberin TUDa ist berechtigt, zu diesem Zweck den Bezug zu einer der Hochschulen in Verbindung mit dem Namen und Geburtsdatum der/s Nutzer*in (und ggf. Studiengang) als Basis für die Zulassung zum VA-Portal und den damit verbundenen Angeboten zu verwenden und mit intern vorliegenden Daten abzugleichen.

(4) Rechte und Pflichten der Nutzer*innen

Die Nutzer*innen verpflichten sich, die Portale nur gemäß seinem eigentlichen Zweck und unter Verwendung ihres Klarnamens zu benutzen (vgl. (A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage) und keinerlei falsche Identität vorzutäuschen. Dies beinhaltet:

(4.1) Zugangsdaten sind geheim zu halten und niemandem zur Verfügung zu stellen.

Sollten Nutzer*innen Grund zur Annahme haben, dass andere Kenntnis von ihrem Passwort haben, sind sie verpflichtet, dieses unverzüglich zu ändern.

(4.2) Verbindlichkeit der Anmeldung zu Angeboten

Die Anmeldung zu ICS RM Angeboten über das VA-Portal ist verbindlich. Nutzer*innen haben die Möglichkeit, sich bis zu drei Tage vor Veranstaltungsbeginn eigenständig wieder abzumelden. Danach ist eine Abmeldung nur noch per Email an info@ics-rm.de möglich.

Nehmen Nutzer*innen ohne vorherige Abmeldung nicht an einer Veranstaltung oder anderem Angebot teil, können sie für das jeweilige restliche Semester für die Teilnahme an allen weiteren ICS RM Angeboten gesperrt werden.

Bitte beachte hierzu auch die Antworten in den FAQ auf unserer Webseite https://ics-rm.de/faq/.

(4.3) Verantwortlichkeit für Aktivitäten

Nutzer*innen sind für ihre Aktivitäten im VA-Portal, z.B. den Uplaod von Bewerbungsunterlagen verantwortlich.

(4.4) Zulassung zu Angeboten

Nutzer*innen mit Zuwanderungsgeschichte aus den hessischen Verbundhochschulen werden, sofern nicht anders vermerkt, in der Reihenfolge der Anmeldung zu den Angeboten zugelassen. Nutzer*innen ohne Zuwanderungsgeschichte oder von anderen Kooperationspartnern werden nachrangig zugelassen, sofern noch freie Plätze vorhanden sind. Zuletzt werden bei noch vorhandenen freien Plätzen externe Nutzer*innen ohne Hochschulbezug zugelassen.

(5) Rechte und Pflichten der Betreiberin

Die Betreiberin stellt mit dem VA-Portal den Nutzer*innen ein webbasiertes Portal zur Verfügung.

Die Betreiberin bemüht sich, einen störungsfreien Betrieb der Portale zu gewährleisten, können dies jedoch nicht garantieren. Eine Gewähr für die Verfügbarkeit der Angebote bzw. deren Funktionstüchtigkeit besteht nicht.

(6) Haftung

Die Inhalte des VA-Portals werden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernimmt die Betreiberin jedoch keine Haftung. Auch übernimmt die Betreiberin keine Haftung für die Inhalte verlinkter Seiten.

Im Falle von Beeinträchtigungen der Systemverfügbarkeit durch Wartungsarbeiten und andere Einflüsse entsteht keinerlei Anspruch auf Schadensersatz. Für Schäden, die durch die Nutzung des Systems entstehen könnten, ist eine Haftung durch die Betreiberin ausgeschlossen.

Die Nutzer*innen stellen die Betreiberin von sämtlichen Forderungen, inklusive Schadensersatzforderungen, frei.

Die Nutzer*innen haften für alle Schäden, die sie der TU Darmstadt  zufügen, nach den gesetzlichen Vorschriften.

(7) Beendigung der Nutzung des VA-Portals

Nutzer*innen können Ihr Profil jederzeit und ohne Angabe von Gründen über die Netzwerk-Administration komplett löschen lassen. Weitere Informationen siehe Datenschutzerklärung, Ziffer 10.

Die Betreiberin ist berechtigt, das VA-Portal  im Zuge einer Beendigung des Angebotes einzustellen und den Zugang der Nutzer*innen zu sperren.