Datenschutz & Nutzungsbedingungen

(A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage des ICS RM

Der International Career Service Rhein-Main (im Folgenden: ICS RM) ist ein Verbundprojekt folgender Hochschulen: Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain sowie Technische Universität Darmstadt. Das Projekt wird vorläufig aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und vom Land Hessen gefördert und hat eine aktuelle Laufzeit bis zum 30.06.2028.

Der ICS RM unterstützt Studierende mit Zuwanderungsgeschichte[1] aller beteiligten Hochschulen und Klient*innen weiterer Kooperationspartner bei der Berufsorientierung und dem Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt bzw. dem Weg in die Selbstständigkeit. Hierzu wird jedes Semester eine Vielzahl von extracurricularen Veranstaltungen angeboten, für die sich Studierende sowie Alumni bis zu einem Jahr nach Studienabschluss freiwillig anmelden können. Gemäß den Förderbedingungen ist der ICS RM verpflichtet sicherzustellen, dass mindestens 50% der Teilnehmenden „aus den Zielgruppen mit ausländischem Hintergrund der projekttragenden hessischen Hochschulen kommen.“ Um dies nachweisen zu können, erhebt der ICS RM Daten zu Staatsangehörigkeit, Geburtsland und Zuwanderungsgeschichte. Im Rahmen der Förderung sind die beteiligten Hochschulen verpflichtet, regelmäßig Sachberichte vorzulegen, welche den Mittelgebern statistische Auswertungen zu den Teilnehmenden der Angebote liefern.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: §§ 3 HDSIG, 3 HessHG

Um diese Aufgaben wahrzunehmen, betreibt die Goethe-Universität Frankfurt im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen die Webseite www.ics-rm.de, auf der alle Angebote und Services des Verbunds kommuniziert werden. Hierauf befinden sich für die breite Öffentlichkeit frei zugängliche Informationen.

Zudem betreibt die Technische Universität Darmstadt im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen das gemeinsame Veranstaltungs- und Anmeldeportal (im Folgenden: VA-Portal), über das sich Studierende und Alumni der beteiligten Hochschulen für Veranstaltungen sowie weitere Angebote (z.B. Mentoring) anmelden können. Da alle Veranstaltungen eine Teilnehmerbegrenzung haben und die Teilnehmenden entsprechende Zugangsdaten erhalten, ist eine Anmeldung zwingend erforderlich. Zudem müssen wie oben dargelegt Statistiken über die angemeldeten Personen und Teilnehmenden den Mittelgebern vorgelegt werden.

Die Goethe-Universität Frankfurt koordiniert im Auftrag aller am ICS RM beteiligten Hochschulen sowie  ausgewählter Kooperationspartner das Terminanmeldesystem des ICS RM für Beratungsangebote, über das sich Studierende und Alumni der beteiligten Hochschulen für individuelle Beratungsangebote anmelden können. Da diese Beratungsangebote zeitlich begrenzt und die Kapazitäten beschränkt sind, ist eine vorherige Anmeldung zwingend erforderlich. Zudem müssen statistische Auswertungen über die angemeldeten Personen und Teilnehmenden den Mittelgebern vorgelegt werden.

[1] Als Personen mit Zuwanderungsgeschichte werden Studierende verstanden, die im Ausland geboren und nach Deutschland zugewandert sind und/oder Studierende, von denen mindestens ein Elternteil im Ausland geboren und nach Deutschland zugewandert ist.

(C) Datenschutzerklärung für das Veranstaltungs- und Anmeldeportal (VA-Portal) und das Terminanmeldesystem des ICS RM

Verantwortlich für die Betreuung des VA-Portals im Sinne von  Art. 13 DSGVO ist die Technische Universität Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Tanja Brühl. Siehe Impressum.

Verantwortlich für die Betreuung des Terminanmeldesystems im Sinne von  Art. 13 DSGVO ist die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main, Theodor-W.-Adorno-Platz 1, 60323 Frankfurt am Main, vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Enrico Schleiff. Siehe Impressum.

(1) Nutzer*innen

Die Registrierung im ICS RM Veranstaltungs- und Anmeldeportal (im Folgenden: VA-Portal) sowie im Terminanmeldesystem ist vorwiegend für Mitglieder der beteiligten Hochschulen (Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain, Technische Universität Darmstadt) sowie der assoziierten Partner (derzeit Johannes Gutenberg-Universität Mainz und Walter-Kolb-Stiftung) oder Personen mit einem nachweisbaren Bezug zu den genannten Hochschulen vorgesehen. Es können sich aber auch externe Personen ohne Hochschulbezug registrieren. Für die jeweiligen Angebote werden individuelle Nutzergruppen festgelegt.

Im Folgenden sind mit dem Begriff „Nutzer*innen“ alle Personen gemeint, die sich im ICS RM VA-Portal oder  im Terminanmeldesystem registriert haben.

Bei Registrierung im VA-Portal oder Anmeldung im Terminanmeldesystem erfolgt die Einwilligung in die Datenschutzerklärung und damit die Zustimmung, dass personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen (vgl. Ziffer 2). Im VA-Portal wird mit der Registrierung ein Nutzerprofil erstellt, in dem sämtliche personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Nutzer*innen können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (vgl. Ziffer 10). Dies hat im VA-Portal eine Löschung des Nutzerprofils zur Folge, wodurch eine zukünftige Teilnahme an den ICS RM Angeboten nicht mehr möglich ist. Im Terminanmeldesystem stornieren Sie mit einem Widerruf alle für Sie reservierten Termine.

(2) Personenbezogene Daten

(2.1) Pflichtangaben zu Ihrer Person

Für die Verifizierung der Zugehörigkeit zu einer der am ICS RM beteiligten Hochschulen oder anerkannten Kooperationspartnern sowie zur Erfüllung der Nachweispflichten gemäß Förderbedingungen werden so wenig personenbezogene Pflichtangaben wie nötig erhoben und verarbeitet. Bei der Registrierung werden folgende Daten über eine gesicherte Verbindung verpflichtend abgefragt:

• Anrede / Geschlecht
• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Geburtsland
• Zuwanderungsgeschichte
• E-Mail-Adresse
• Angaben zum Studium (Hochschule, Fachbereich, Studiengang, angestrebter Abschluss, Fachsemester)

Im VA-Portal sind diese Daten sind ausschließlich sichtbar für Administrator*innen des ICS RM, d.h. für Projektmitarbeitende aus den beteiligten Hochschulen. Im Folgenden werden diese Mitarbeitenden als „die Netzwerk-Administration“ zusammengefasst. Ferner können im Zuge der Software-Wartung und des Supports Daten auch von der Software-Anbieterin Adornis Ventures GmbH und der Terminland GmbH (vgl. Ziffer 3) eingesehen werden.
Weiterhin besteht gemäß der Förderbedingungen die Verpflichtung, Datenexporte inkl. personenbezogener Daten aus dem Portal an den Geldgeber weiterzugeben.

Im Terminanmeldesystem werden Ihre Daten an die jeweils beratende Person übermittelt (aktuell Projektmitarbeitende aus den beteiligten Hochschulen und Agenturen für Arbeit).

(2.2) Optionale Angaben zu Ihrer Person  

In ihrem persönlichen Nutzerprofil im VA-Portal können Nutzer*innen im VA-Portal neben den Pflichtangaben freiwillige Angaben, ergänzen, so z. B. eine Telefon- oder Matrikelnummer. Sie können veraltete oder fehlerhafte Angaben jederzeit eigenständig berichtigen.

(2.3) Zusätzliche Pflichtangaben für die Anmeldung zu Angeboten 

Bei der verbindlichen Anmeldung für ein Angebot des ICS RM müssen ggfs. zusätzliche Pflichtangaben gemacht werden. Je nach Art des Angebots können diese Felder variieren, z. B. Upload eines Dokuments (u. a. den Lebenslauf für CV­-Checks).

(2.4) Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der aktiven Teilnahme an den Angeboten bzw. bis zur ausdrücklichen Anforderung einer Löschung durch die betroffene Person gespeichert (vgl. Ziffer 10). Personenbezogene Daten, die gemäß Projekt-Förderbedingungen an die Geldgeber berichtet werden müssen, müssen nach Vorlage des Verwendungsnachweises für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

(3) Art, Zweck und Ort der Verarbeitung von Nutzer*innendaten

Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen werden vom ICS RM erhoben, im webbasierten VA-Portal und Terminanmeldesystem gespeichert und im Weiteren verarbeitet und genutzt.

Das VA-Portal wird auf Servern der Technischen Universität Darmstadt gehostet und auf der Webseite des ICS RM eingebunden. Es wird als Saas (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH zur Verfügung gestellt und technisch betreut. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Adornis Ventures GmbH hat ihren Sitz Am Sand 14, 61184 Karben, Deutschland. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Technischen Universität Darmstadt, 64289 Darmstadt, Deutschland.

Das Terminanmeldesystem wird von der Terminland GmbH gehostet und auf der Webseite des ICS RM eingebunden. Es wird als Saas (Software as a Service) von der Terminland GmbH zur Verfügung gestellt und technisch betreut. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Terminland GmbH hat ihren Sitz am Kreuzberger Ring 44a in 65205 Wiesbaden, Deutschland. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Terminland GmbH.

Die Behandlung sämtlicher personenbezogener Daten unterliegt den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem TMG (Telemediengesetz) und dem HDSIG (Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz).

(4) Wirkungsmessung / Alumni-Befragung

(4.1) Zweck der Verarbeitung
Über die in Ziffer (3) genannten Zwecke hinaus führt der ICS RM eine qualitative Wirkungsmessung durch, um zu erfassen, wie sich die Teilnahme an Angeboten des ICS RM (Veranstaltungen, Beratung, Mentoring) auf die berufliche Orientierung und den Berufseinstieg der Teilnehmenden auswirkt – auch über das Ende des Studiums bzw. der aktiven Nutzung des VA-Portals oder Terminanmeldesystems hinaus. Die im Rahmen dieser Befragungen erhobenen Angaben dienen der Weiterentwicklung der ICS RM-Angebote sowie – ausschließlich in anonymisierter bzw. aggregierter Form – der Berichterstattung an die Mittelgeber (vgl. Ziffer (4)).

(4.2) Rechtsgrundlage und gesonderte Einwilligung
Die Verarbeitung im Rahmen der Wirkungsmessung erfolgt auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist unabhängig von der Einwilligung zur Nutzung des VA-Portals bzw. Terminanmeldesystems (vgl. Ziffer (1)) und wird über eine separate Abfrage eingeholt. Eine Löschung des VA-Portal-Profils (vgl. Ziffer (10)) hat keinen automatischen Einfluss auf die Einwilligung zur Wirkungsmessung; beide Einwilligungen können unabhängig voneinander und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

(4.3) Erhobene Daten
Im Rahmen der Wirkungsmessung werden folgende Daten verarbeitet:
•    Antworten aus den Befragungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten nach Teilnahme (unmittelbar sowie ca. 6, 12–18 und optional 24–36 Monate danach)
•    Angaben zu den genutzten ICS RM-Angeboten
•    E-Mail-Adresse zur Kontaktierung; optional zusätzlich eine private, nicht-hochschulgebundene E-Mail-Adresse, sofern die betroffene Person diese freiwillig zur Kontaktierung nach Studienabschluss angibt
Die Angabe der privaten E-Mail-Adresse ist freiwillig und erfolgt gesondert von den Pflichtangaben nach Ziffer (2.1).

(4.4) Reichweite über die Nutzer:innen-Definition hinaus
Abweichend von Ziffer (1), wonach Alumni bis zu einem Jahr nach Studienabschluss als Nutzer:innen des VA-Portals gelten, können Personen, die ihre gesonderte Einwilligung zur Wirkungsmessung erteilt haben, auch nach Ablauf dieses Zeitraums zum Zweck der Wirkungsmessung kontaktiert werden – längstens jedoch bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Erreichen der in Ziffer (11.5) genannten Speicherfrist.

(4.5) Speicherdauer
Die im Rahmen der Wirkungsmessung erhobenen Daten werden gespeichert, solange die betroffene Person an den Follow-up-Befragungen teilnimmt bzw. ihre Einwilligung nicht widerrufen hat, längstens jedoch bis 10 Jahre nach der letzten Rückmeldung / Ende der Förderperiode zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Bei Widerruf der Einwilligung werden die betreffenden Daten unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für an die Mittelgeber übermittelte Auswertungen gilt: Diese erfolgen ausschließlich in anonymisierter bzw. aggregierter Form, sodass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.

(4.6) Empfänger
Individuelle Befragungsantworten sind ausschließlich für die Projektkoordination des ICS RM sowie die für die Wirkungsmessung zuständigen Mitarbeitenden der beteiligten Hochschulen einsehbar. Eine Weitergabe an die Mittelgeber erfolgt ausschließlich in anonymisierter bzw. aggregierter Form (vgl. Ziffer (4)). [Falls ein separates Umfragetool genutzt wird: Zur technischen Durchführung der Befragung wird das Open Source Tool LimeSurvey genutzt. Zu Den Nutzungsbedingungen siehe https://www.hrz.tu-darmstadt.de/services/it_services/umfragetool/index.de.jsp

(4.7) Widerruf
Die Einwilligung zur Wirkungsmessung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Nutzung anderer ICS RM-Angebote hat. Der Widerruf kann formlos per E-Mail an info@ics-rm.de erfolgen; die Kontaktdaten und Befragungsantworten werden daraufhin gemäß Ziffer (4.5) gelöscht.

(5) Keine Weitergabe von Daten der Nutzer*innen an unbefugte Dritte

Im Rahmen der Terminvergabe, Veranstaltungsplanung, -organisation, -evaluation und -weiterentwicklung erfolgt eine Übermittlung der Daten innerhalb der beteiligten Hochschulen. Zudem erhalten die externen Beratenden und Referent*innen von ICS RM Veranstaltungen Teilnehmerlisten mit relevanten Daten für die Vorbereitung von Veranstaltungen und für die Kontrolle der Anwesenheit. Gemäß der Förderbedingungen besteht die Verpflichtung, Teilnehmendenlisten sowie anonymisierte Statistiken zur Nutzung der ICS RM Angebote regelmäßig an die Geldgeber zu senden. Diese Statistiken lassen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu.

Darüber hinaus gibt der ICS RM Daten der Nutzer*innen nicht an Dritte weiter.

Eine Ausnahme bilden nur solche Fälle, in denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht, z.B. gemäß § 21 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) bei Anfragen von Strafverfolgungsbehörden und sonstigen staatlichen Einrichtungen, die mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sind.

(6) Datenübermittlung ins Ausland

Alle Nutzer*innen können auch aus dem Ausland auf das webbasierte VA-Portal und Terminanmeldesystem zugreifen.

(7) Protokollierung von Nutzeraktivitäten

Über das VA-Portal sowie im Terminanmeldesystem wird aus verwaltungstechnischen und datenschutzrechtlichen Gründen systemseitig automatisch erfasst und dauerhaft gespeichert, welche/r Nutzer*in wann welche Aktivitäten durchgeführt hat. Dabei handelt es sich um

• Profil-Updates im VA-Portal durch Nutzer*innen oder die Administration
  (z.B. Adress-Aktualisierungen oder Passwortabfragen)
• Einwilligungsmanagement
  (Bestätigung von Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen, Einwilligung über den Erhalt von Informationen und Einladungen)

Diese Daten dienen außerdem der statistischen Auswertung zu Evaluierungszwecken hinsichtlich der Nutzung. Die Daten für statistische Auswertung sind abstrahiert. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht möglich.

Aus technischen Gründen werden folgende Daten erfasst und 14 Tage vorgehalten, bevor sie dann automatisch gelöscht werden:

• Server-Logs
• Logins (Anmeldungen im VA-Portal)

(8) Empfang von Informationen und Einladungen

Alle Nutzer*innen des VA-Portals sowie des Terminanmeldesystems erhalten administrative Informationen (z.B. Erinnerungen und Zugangsdaten für Veranstaltungen) in Form automatisierter E-Mails. Zudem können Nutzer*innen des VA-Portals dem Erhalt weiterer Informationen (z.B. neue Angebote oder Alternativen zu ausgebuchten Angeboten) über verschiedene Kanäle (z.B. WhatsApp) zustimmen. Nutzer*innen des VA-Portals können zudem Informationen individuell abonnieren und auch eigenständig wieder abbestellen.

(9) Cookie-Hinweise

Bei Anmeldung im VA-Portal wird ein systemrelevanter Cookie gesetzt, der keine Daten nach außen weitergibt, aber für die Funktionalität des VA-Portals erforderlich ist. Der Status der Anmeldung wird durch den systemrelevanten Cookie verwaltet und dient zur Identifizierung der Nutzerprofile.

(10) SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

(11) Löschen des Nutzerprofils im VA-Portal

Nutzer*innen können ihr Profil im VA-Portal jederzeit über die Netzwerk-Administration löschen lassen. Nutzer*innen können ab diesem Zeitpunkt keine Veranstaltungen, Services und Newsletter mehr buchen oder stornieren.

Wenn keinerlei Kontakt zum ICS RM und/oder eine Löschung aller personenbezogenen Daten gewünscht wird, muss dies schriftlich mitgeteilt werden

• per E-Mail an info@ics-rm.de oder
• per Post (Kontakt).

Die Löschung eines Nutzerkontos ist vollständig und unwiderruflich. Es besteht dann keine Möglichkeit, die Löschung der Daten für die Nutzer*innen oder deren Erben nachzuweisen.

Informationen zu in der Vergangenheit besuchten Angeboten werden gemäß der Projekt-Förderbedingungen nach Vorlage des Verwendungsnachweises für mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Die Daten werden nach der Profillöschung außerhalb des VA-Portals gespeichert.

Es kann aufgrund der im Zwischenspeicher (Cache) vorgehaltenen Daten vorkommen, dass die Nutzerdaten nach Löschung des Nutzerprofils noch kurzzeitig verfügbar sind. Die TU Darmstadt behält sich vor, im Bedarfsfall (z. B. zur Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen bei einem Verstoß) die Daten vorerst weiter zu speichern.

Die Profile von Nutzer*innen, die aufgrund fehlender oder falscher Informationen nicht mehr von der Netzwerk-Administration kontaktiert werden können, werden nach einem vergeblichen Kontaktversuch gelöscht.

Verantwortlich für die Betreuung des Matching Portals im Sinne von  Art. 13 DSGVO ist die Technische Universität Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Tanja Brühl. Siehe Impressum.

Das Matching Portal (https://icsrm-matching-week.tu-darmstadt.de/ eingebettet auf https://ics-rm.de/) ist ein gemeinsames Angebot folgender Hochschulen: Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule Mainz, Hochschule RheinMain, Johannes Gutenberg-Universität Mainz sowie Technische Universität Darmstadt. Die Technische Universität Darmstadt fungiert als Betreiberin des Matching Portals. Für die Umsetzung nutzt die TU Darmstadt eine Software-Lösung. Das webbasierte Portal wird als SaaS (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH  zur Verfügung gestellt und administrativ betreut. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Adornis Ventures GmbH hat ihren Sitz Am Sand 14, 61184 Karben, Deutschland.

Ziel des Angebots ist es, einen gleichberechtigten Zugang zum Arbeitsmarkt fördern, indem Studierende und Alumni mit Zuwanderungsgeschichte in direkten Kontakt mit Arbeitgebern gebracht werden. Ein Beispiel dafür ist die „Matching Week“, für die sich einerseits Arbeitgeber anmelden und andererseits Studierende bzw. Alumni bewerben, mit dem beiderseitigen Ziel, im vorgegebenen Rahmen 1:1-Gespräche zu führen.

Im Matching-Portal werden personenbezogene Daten verarbeitet. Daten sind dann personenbezogen, wenn sie die Identifikation einer Person ermöglichen, Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Wie wir diese Daten verwenden, wird im Folgenden erläutert.

Der KI-basierte CV-Check steht zudem unter https://ics-rm.de/beratung-mentoring/cv-check/ zu Verfügung, wo er separat und ohne Bewerbung über das Matching Portal genutzt werden kann. Für die alleinige Nutzung des CV-Checks ist lediglich die Registrierung mit einer E-Mail-Adresse notwendig. Für das Feedback zum Lebenslauf wird dieser gemäß Punkt 2 an den Sprachmodell-Dienst „GPT“ von OpenAI, der über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird, weitergegeben.

1. Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Behandlung sämtlicher personenbezogener Daten unterliegt den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem TMG (Telemediengesetz) und dem HDSIG (Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: § 3 HDSIG, § 3 u. 5 HessHG, Art. 6 Abs. a DSGVO

1.1 Studierende und Alumni (Bewerber*innen)

Die Technische Universität Darmstadt verarbeitet im Matching-Portal Daten von Studierenden und Alumni, die sich im Rahmen des hochschulübergreifenden Projekts International Career Service Rhein-Main (ICS RM) für ein Matching und Gespräche mit beteiligten Arbeitgebern bewerben.

Die Anmeldung im Matching-Portal, die Bewerbung bei einzelnen Arbeitgebern wie auch die Nutzung von integrierten KI-Funktionen erfolgen auf freiwilliger Basis.

Die Speicherung der Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Matching der Bewerbungsdaten mit Stellenanforderungen von Arbeitgebern
• Feedback zum CV durch trainierte KI (freiwillig)
• Errechnung von Matching Scores und darauf basierende Empfehlung passender Stellen
• Bei Passung und Auswahl durch Arbeitgeber: Kontaktaufnahme und Organisation eines virtuellen Gesprächstermins mit ausgewählten Arbeitgebern

Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet:

Bei der Registrierung, zur Anlage eines Profils:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Nationalität
• Geburtsland
• Zuwanderungsgeschichte
• Angaben zum Studium (Hochschule, Fachbereich, Studiengang, angestrebter Abschluss)

Studierende der am ICS RM beteiligten Hochschulen haben die Option, sich über eine Shibboleth-Schnittstelle mit ihrem bestehenden Hochschul-Account anzumelden. Hierbei werden Kontaktdaten, die den jeweiligen Identitätsmanagementsystemen der beteiligten Hochschulen verfügbar sind, in das Matching-Portal übertragen und gespeichert.

Bewerber*innen haben die Option, einen Lebenslauf als PDF-Dokument hochzuladen, aus dem die oben genannten Daten mittels Texterkennung über den Sprachmodell-Dienst „GPT“ von OpenAI, der über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird, extrahiert werden.

Ergänzend erfordert die Teilnahme am Matching seitens der Bewerber*innen die Einreichung einer Kurzbewerbung. Abgefragt werden:

• Software- und IT-Kenntnisse
• Soft Skills
• Sprachkenntnisse
• Praxiserfahrung
• gewünschte Positionen
• persönliche Motivation

Zudem ist der Upload eines CV (Lebenslauf als PDF-Datei) Teilnahme-voraussetzung.

Die Daten und der CV der Bewerber*innen sind im Matching-Portal sichtbar für:

• die Netzwerk-Administration des ICS RM-Verbundprojekts. Dabei handelt es sich um Projektmitarbeitende der beteiligten Hochschulen: Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain, Johannes Gutenberg-Universität Mainz und Technische Universität Darmstadt.
• die jeweils beteiligten Arbeitgeber. Die Bewerber*innen entscheiden eigenständig, bei welche Arbeitgebern sie sich bewerben und damit auch, wem sie ihre Daten und Lebensläufe freigeben. Diese Freigabe erlischt automatisch nach 6 Monaten.
  Die Vertreter:innen partizipierender Arbeitgeber verpflichten sich bei ihrer Erstanmeldung im Matching-Portal zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG).
• IT-Fachpersonal: Mitarbeitende der Software-Anbieterin Adornis Ventures GmbH im Zuge von Software-Wartungen und Support-Leistungen (vgl. Ziffer 3).

Übersicht:

1.2 Arbeitgeber

Vertreter*innen von teilnehmenden Arbeitgebern erhalten durch die Netzwerk-Administration ein Profil zur Verwaltung der an den Arbeitgeber gerichteten Bewerbungen.

Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Arbeitgeber

1.3 ICS RM Projekt-Mitarbeitende

Vertreter*innen der teilnehmenden Hochschulen erhalten ein Profil zur Administration des Matching-Portals.

Folgende Daten werden erhoben und verarbeitet:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse

2.  Weitergabe von personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Angebotsplanung, -organisation, -evaluation und -weiterentwicklung sowie Terminvergabe, erfolgt eine Weitergabe der Daten innerhalb der oben genannten Hochschulen.

Im Rahmen des Matching-Prozesses übermittelt die Technische Universität Darmstadt personenbezogene Daten von Bewerber*innen nach deren Zustimmung an die von ihnen gewählten Arbeitgeber.

Als optionales Service-Angebot können Bewerber*innen folgende KI-Leistungen in Anspruch nehmen:

• Auslesen des Lebenslaufs (PDF) zur Vorausfüllung der Anmeldemaske
• Feedback zum Lebenslauf, um diesen hinsichtlich eines Bewerbungserfolgs zu optimieren

Dabei übermittelt die Technische Universität Darmstadt personenbezogene Daten an  den Sprachmodell-Dienst „GPT“ von OpenAI, der über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird.

Zur Berechnung eines Matching-Scores erfolgt ein Abgleich von Bewerber*innenprofilen und Stellenprofilen. Dieser ist Voraussetzung für eine Teilnahme am Matching-Prozess. Dabei übermittelt die Technische Universität Darmstadt anonymisierte Daten (Bewerbungsinformationen exklusive Name und Kontaktdaten) an den Sprachmodell-Dienst „GPT“ von OpenAI, der über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird.

Nutzer*innen können auch aus dem Ausland auf das webbasierte Matching-Portal zugreifen.

Weiterhin werden personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht z.B.  bei Anfragen von Strafverfolgungsbehörden und sonstigen staatlichen Einrichtungen, die mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sind.

3. Ort der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Software des Matching-Portals wird auf Servern der Technischen Universität Darmstadt gehostet und in die Webseite des ICS RM eingebunden. Es wird als Saas (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH zur Verfügung gestellt und technisch betreut. Die personenbezogenen Daten werden werden auf externen Servern von Microsoft Azure und Open AI gespeichert. Die Details regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sowie EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung). Die Adornis Ventures GmbH hat ihren Sitz Am Sand 14, 61184 Karben, Deutschland. Die Speicherung weiterer Daten erfolgt auf Servern der Technischen Universität Darmstadt, 64289 Darmstadt, Deutschland.

Zur Verarbeitung von Texteingaben und zur Bereitstellung von automatisierten Antworten wird der Sprachmodell-Dienst „GPT“ von OpenAI genutzt, der über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Rechenzentren innerhalb Europas (Azure Region: Deutschland West/Mitte).

Bei der Nutzung dieses Dienstes werden die eingegebenen Texte an die Server von Microsoft Azure übertragen, verarbeitet und zur Generierung der KI-Antwort verwendet. Es findet kein Training des Modells auf Basis der Eingaben statt. Microsoft und OpenAI verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen des Verantwortlichen (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

4. Speicherdauer und Löschen des Nutzerprofils

Bei Registrierung im Matching-Portal erfolgt die Einwilligung in diese Datenschutzerklärung und damit die Zustimmung, dass personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und genutzt werden dürfen.

Nutzer*innen können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und ihr Profil im Matching-Portal über die Netzwerk-Administration löschen lassen. Dies muss schriftlich mitgeteilt werden

• per E-Mail an info@ics-rm.de oder
• per Post an:
  Technische Universität Darmstadt
  International Career Service Rhein-Main
  Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, Deutschland

Die Löschung eines Nutzerprofils ist vollständig und unwiderruflich. Eine zukünftige Teilnahme an dem Matching-Angebot erfordert dann eine erneute Anmeldung und Erstellung eine neuen Nutzerprofils.

Es kann aufgrund der im Zwischenspeicher (Cache) vorgehaltenen Daten vorkommen, dass die Nutzerdaten nach Löschung des Nutzerprofils noch kurzzeitig verfügbar sind.

Die personenbezogenen Daten können seitens der Nutzer*innen eigenständig bearbeitet werden. Die angelegten Nutzerprofile werden für die Dauer der aktiven Teilnahme an den Angeboten bzw. bis zur ausdrücklichen Anforderung einer Löschung durch die betroffene Person gespeichert. Nach zwei Jahren Inaktivität werden Profile von Nutzer*innen automatisch gelöscht.

5. Protokollierung von Nutzeraktivitäten

Über das Matching-Portal wird systemseitig automatisch erfasst und dauerhaft gespeichert, welche/r Nutzer*in wann welche Aktivitäten durchgeführt hat, um dauerhaft überprüfen zu können, ob Angabe zu persönlichen Fähigkeiten manipuliert wurden. Dabei handelt es sich um

• Profil-Updates im MW-Portal durch Nutzer*innen oder die Administration
  (z.B. Adress-Aktualisierungen oder Passwortabfragen)
• Einwilligungsmanagement
  (Bestätigung von Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen)

Diese Daten dienen außerdem der statistischen Auswertung zu Evaluierungszwecken hinsichtlich der Nutzung. Die Daten für statistische Auswertung sind abstrahiert. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht möglich.

Aus technischen Gründen werden folgende Daten erfasst und 14 Tage vorgehalten, bevor sie dann automatisch gelöscht werden:

• Server-Logs
• Logins

6.  Empfang von Informationen und Einladungen

Alle Nutzer*innen des Matching-Portals erhalten administrative Informationen (z.B. Erinnerungen und Zugangsdaten für Angebote) in Form automatisierter E-Mails.

7.  Cookie-Hinweise

Bei Anmeldung im Matching-Portal wird ein systemrelevanter Cookie gesetzt, der keine Daten nach außen weitergibt, aber für die Funktionalität des Portals erforderlich ist. Der Status der Anmeldung wird durch den systemrelevanten Cookie verwaltet und dient zur Identifizierung der Nutzerprofile.

8.  SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit der Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

9.  Auskunftsrecht und Kontakt

Die Nutzer*innen des Matching-Portals haben das Recht, entsprechend Art. 12 ff. DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) oder § 52 HDSIG (Hessisches Datenschutz-und Informationsfreiheitsgesetz) jederzeit und unentgeltlich Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten.

Im Matching-Portal sind diese Daten nach Anmeldung jederzeit im eigenen Nutzerprofil einsehbar.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder auch wenn Sie Auskunft über die Daten erhalten möchten, die in anderen Tools des Hochschulverbunds International Career Services Rhein-Main an der TU Darmstadt zu ihrer Person gespeichert sind, wenden Sie sich bitte mit

• einem offiziellen Auskunftsersuchen schriftlich per Post an:
  Technische Universität Darmstadt
  SCC, International Career Service Rhein-Main
  Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, Deutschland
• oder per Mail an: info@ics-rm.de

Weitere Informationen dazu finden Sie hier:
https://www.tu-darmstadt.de/datenschutz/

Bei Anfragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich mit den Datenschutzbeauftragten der Technischen Universität Darmstadt in Verbindung setzen.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Technische Universität Darmstadt

Der behördliche Datenschutzbeauftragte
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt

Internet: www.tu-darmstadt.de/datenschutz

Rechte und Beschwerdemöglichkeiten

Sie haben das Recht sich bei datenschutzrechtlichen Problemen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Kontaktadresse der Aufsichtsbehörde der Technischen Universität Darmstadt:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln

Telefon: +49 611 1408-0

Sie haben gegenüber der Technischen Universität Darmstadt folgende Rechte hinsichtlich Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, in einer gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Form (ab dem 25. Mai 2018).

10.  Änderungen der Datenschutzerklärung

Inhalte und Funktionen des Matching-Portals werden ständig weiterentwickelt und verbessert. Dementsprechend wird diese Datenschutzerklärung bei Bedarf angepasst und aktualisiert. Registrierte Nutzer*innen des Matching-Portals werden über Änderungen informiert.

Die jeweils aktuelle Version kann jederzeit unter der URL https://icsrm-matching-week.tu-darmstadt.de/privacy eingesehen und ausgedruckt werden.

Stand: 30. September 2025

(E) Nutzungsbedingungen VA-Portal

(1) Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des webbasierten Veranstaltungs- und Anmeldeportals (https://www.icsrm.hrz.tu-darmstadt.de eingebettet auf https://ics-rm.de) und aller zugehörigen Unterseiten (im Folgenden kurz „VA-Portal“) des International Career Service Rhein-Main (ICS RM).

Zweck des ICS RM VA-Portals ist, Studierenden und Alumni der am ICS RM beteiligten Hochschulen die Anmeldung zu Veranstaltungen und weiteren Services des ICS RM zu ermöglichen, vgl. (A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage.

(2) Betreiberin

Betreiberin des VA-Portals ist die TU Darmstadt (nachfolgend „Betreiberin TUDa“). Die Betreiberin TUDa trägt, sofern es diese Nutzungsbedingungen nicht anders bestimmen, die Verantwortung für die Inhalte des Portals. Die Betreiberin können Personen aus den beteiligten Hochschulen (Frankfurt University of Applied Sciences, Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule Darmstadt, Hochschule RheinMain sowie Technische Universität Darmstadt) bestimmen, die sie in ihren Tätigkeiten als Erfüllungsgehilf*innen unterstützen.

Für die Umsetzung nutzt der ICS RM eine Veranstaltungsmanagement-Software-Lösung. Das webbasierte Portal wird als SaaS (Software as a Service) von der Adornis Ventures GmbH  zur Verfügung gestellt und administrativ betreut, vgl.  (C) Datenschutzerklärung für das Veranstaltungs- und Anmeldeportal (VA-Portal) und das Terminanmeldesystem des ICS RM.

(3) Nutzer*innen

Als Nutzer*in gilt jede Person, die sich im Rahmen der technischen Möglichkeiten der Internetseite einen Benutzerzugang (Nutzerprofil) auf dem VA-Portal einrichtet.

Die Nutzung des VA-Portals ist vorwiegend für Mitglieder oder Personen mit einem nachweisbaren Bezug zu den beteiligten Hochschulen (siehe oben) vorgesehen. Hierbei handelt es sich um aktuelle sowie ehemalige Studierende (bis zu einem Jahr nach Studienabschluss), Promovierende, Gaststudierende, Beschäftigte der Hochschulen sowie Klient*innen weiterer Kooperationspartner. Zudem können sich externe Personen ohne Hochschulbezug registrieren, welche allerdings nur nachrangig zu den Angeboten zugelassen werden.

Die Netzwerk-Administration behält sich vor, im Zuge von Registrierungen Identitätsprüfungen vorzunehmen. Aktuelle Studierende müssen sich zur Bestätigung der Identität über eine Shibboleth-Schnittstelle bei Anmeldung zum VA-Portal mit ihrem Studierenden-Account registrieren. Die Betreiberin TUDa ist berechtigt, zu diesem Zweck den Bezug zu einer der Hochschulen in Verbindung mit dem Namen und Geburtsdatum der/s Nutzer*in (und ggf. Studiengang) als Basis für die Zulassung zum VA-Portal und den damit verbundenen Angeboten zu verwenden und mit intern vorliegenden Daten abzugleichen.

(4) Rechte und Pflichten der Nutzer*innen

Die Nutzer*innen verpflichten sich, die Portale nur gemäß seinem eigentlichen Zweck und unter Verwendung ihres Klarnamens zu benutzen (vgl. (A) Zielsetzung und rechtliche Grundlage) und keinerlei falsche Identität vorzutäuschen. Dies beinhaltet:

(4.1) Zugangsdaten sind geheim zu halten und niemandem zur Verfügung zu stellen.

Sollten Nutzer*innen Grund zur Annahme haben, dass andere Kenntnis von ihrem Passwort haben, sind sie verpflichtet, dieses unverzüglich zu ändern.

(4.2) Verbindlichkeit der Anmeldung zu Angeboten

Die Anmeldung zu ICS RM Angeboten über das VA-Portal ist verbindlich. Nutzer*innen haben die Möglichkeit, sich bis zu drei Tage vor Veranstaltungsbeginn eigenständig wieder abzumelden. Danach ist eine Abmeldung nur noch per E-Mail an info@ics-rm.de möglich.

Nehmen Nutzer*innen ohne vorherige Abmeldung nicht an einer Veranstaltung oder anderem Angebot teil, können sie für das jeweilige restliche Semester für die Teilnahme an allen weiteren ICS RM Angeboten gesperrt werden.

Bitte beachte hierzu auch die Antworten in den FAQ auf unserer Webseite https://ics-rm.de/faq/.

(4.3) Verantwortlichkeit für Aktivitäten

Nutzer*innen sind für ihre Aktivitäten im VA-Portal, z.B. den Uplaod von Bewerbungsunterlagen verantwortlich.

(4.4) Zulassung zu Angeboten

Nutzer*innen mit Zuwanderungsgeschichte aus den hessischen Verbundhochschulen werden, sofern nicht anders vermerkt, in der Reihenfolge der Anmeldung zu den Angeboten zugelassen. Nutzer*innen ohne Zuwanderungsgeschichte oder von anderen Kooperationspartnern werden nachrangig zugelassen, sofern noch freie Plätze vorhanden sind. Zuletzt werden bei noch vorhandenen freien Plätzen externe Nutzer*innen ohne Hochschulbezug zugelassen.

(5) Rechte und Pflichten der Betreiberin

Die Betreiberin stellt mit dem VA-Portal den Nutzer*innen ein webbasiertes Portal zur Verfügung.

Die Betreiberin bemüht sich, einen störungsfreien Betrieb der Portale zu gewährleisten, können dies jedoch nicht garantieren. Eine Gewähr für die Verfügbarkeit der Angebote bzw. deren Funktionstüchtigkeit besteht nicht.

(6) Haftung

Die Inhalte des VA-Portals werden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernimmt die Betreiberin jedoch keine Haftung. Auch übernimmt die Betreiberin keine Haftung für die Inhalte verlinkter Seiten.

Im Falle von Beeinträchtigungen der Systemverfügbarkeit durch Wartungsarbeiten und andere Einflüsse entsteht keinerlei Anspruch auf Schadensersatz. Für Schäden, die durch die Nutzung des Systems entstehen könnten, ist eine Haftung durch die Betreiberin ausgeschlossen.

Die Nutzer*innen stellen die Betreiberin von sämtlichen Forderungen, inklusive Schadensersatzforderungen, frei.

Die Nutzer*innen haften für alle Schäden, die sie der TU Darmstadt  zufügen, nach den gesetzlichen Vorschriften.

(7) Beendigung der Nutzung des VA-Portals

Nutzer*innen können Ihr Profil jederzeit und ohne Angabe von Gründen über die Netzwerk-Administration komplett löschen lassen. Weitere Informationen siehe Datenschutzerklärung, Ziffer 10.

Die Betreiberin ist berechtigt, das VA-Portal  im Zuge einer Beendigung des Angebotes einzustellen und den Zugang der Nutzer*innen zu sperren.